Dimarts, 24 de gener de 2012
Comença la implantació als ajuntaments de la comarca de l'Alt Camp d’un servei d’assessorament i cooperació en matèria de gestió de la documentació administrativa
En els propers 2 anys, els 16 ajuntaments de la comarca que tenen dipositat el seu fons a l’Arxiu Comarcal de l'Alt Camp tindran un sistema únic de gestió dels documents que els permetrà controlar la documentació des del mateix moment que es crea.
L’ACAC té en dipòsit la documentació històrica o inactiva de 16 ajuntaments de la comarca de menys de 2.500 habitants. A partir de 2005 un conveni de cooperació entre el Consell Comarcal i aquests ajuntaments permeté la contractació d’una arxivera per ingressar i tractar la documentació semiactiva. Ara, amb l’objectiu de racionalitzar i unificar el tractament documental i assolir una gestió més eficaç i rendible, donant així compliment a la normativa vigent (articles 7 i 8 de la llei 10/2011 d’arxius i documents) l’ACAC i el Consell Comarcal col·laboren per oferir un sistema únic de gestió de la documentació activa, treballant no ja a l’ACAC sinó a les respectives seus dels ajuntaments. El sistema inclou el control d’expedients híbrids i documentació electrònica i expandeix el model que ja aplica el Consell Comarcal.
El disseny del servei contempla una fase d’implantació que dura 4 mesos i s’aplica simultàniament a 3 ajuntaments. Posteriorment es passa a una fase de manteniment, que comporta visites de seguiment, suport telefònic i gestió anual de les eliminacions i transferències a l’ACAC. En aquest model l’ACAC aporta el programari i el disseny del sistema, el Consell Comarcal aporta una arxivera i els ajuntaments es comprometen a fer les millores que se’ls indiquin, aprovar un reglament i nomenar un/a responsable de l’arxiu administratiu.
La nova relació establerta entre les parts es plasmarà en un nou conveni de cooperació entre Consell Comarcal i ajuntaments i, els primers a aplicar-lo són els ajuntaments d’Aiguamúrcia, La Riba i Figuerola del Camp.
Aquest nou escenari també és ampliable a aquells ajuntaments que no tinguin dipositada la seva documentació a l’ACAC, si bé a partir de 2014, quan ja en disposin els ajuntaments que sí tenen dipositats els seus fons.
A poc a poc, es va avançant en la gestió documental, i la iniciativa de l'Alt Camp és un exemple. També, és una possibilitat de feina pels estudiants del màster, ja que podria caure alguna beca, no?
ResponElimina